Urenregistratie als ZZP'er: zo doe je het goed
Als ZZP'er moet je uren bijhouden voor de zelfstandigenaftrek. Minimaal 1.225 uur per jaar, anders mis je een waardevolle belastingaftrek. Zo pak je het aan.
Factuur makenWaarom urenregistratie zo belangrijk is
De zelfstandigenaftrek is een vaste winstaftrek die je belastbaar inkomen verlaagt. Het exacte bedrag wordt jaarlijks door de Belastingdienst vastgesteld. Om hiervoor in aanmerking te komen moet je minimaal 1.225 uur per jaar aantoonbaar aan je onderneming besteden. Zonder bewijs: geen aftrek.
Daarnaast helpt urenregistratie je bij het factureren op basis van uren, bewijs bij geschillen met klanten, en inzicht in je productiviteit en winstgevendheid per project.
Welke uren tellen mee?
Tellen WEL mee
- Betaald klantwerk
- Acquisitie en offerte schrijven
- Administratie en boekhouding
- Netwerken en evenementen
- Scholing en cursussen
- Reistijd voor zakelijke afspraken
Tellen NIET mee
- ✕Vakantie en vrije dagen
- ✕Ziektedagen
- ✕Woon-werkverkeer
- ✕Privé-activiteiten
- ✕Uren in loondienst
Hoe registreer je uren als ZZP'er?
Spreadsheet (Excel of Google Sheets)
De eenvoudigste methode. Maak kolommen voor datum, klant, project, omschrijving en uren. Voeg een totaalregel toe. Gratis, altijd beschikbaar, en werkt prima voor de meeste ZZP'ers.
Urenregistratie app
Apps zoals Toggl, Clockify of Harvest houden uren automatisch bij terwijl je werkt. Handig als je voor meerdere klanten werkt of nauwkeurige rapportages nodig hebt. Veel apps zijn gratis voor individuen.
Boekhoudprogramma
Software als Moneybird, e-Boekhouden of Exact Online combineert urenregistratie met facturatie. Je zet uren direct om in een factuur. Betaald, maar bespaart tijd bij grotere omzetten.
Gerelateerde tools
Veelgestelde vragen over urenregistratie
Waarom moet ik als ZZP'er uren registreren?
Urenregistratie is vereist voor de zelfstandigenaftrek. Je moet minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteden om in aanmerking te komen. Zonder registratie loop je deze aftrekpost mis: dat kost je al snel duizenden euro's belasting.
Welke uren tellen mee voor de zelfstandigenaftrek?
Alle uren die je besteedt aan je onderneming tellen mee: klantwerk, acquisitie, administratie, netwerken, scholing en reistijd voor zakelijke afspraken. Vakantie telt niet mee.
Hoeveel uur per week moet ik registreren?
Om aan 1.225 uur per jaar te komen (eis voor zelfstandigenaftrek) heb je gemiddeld 24 uur per week nodig. Bij deeltijd-ZZP'ers is dit een aandachtspunt.
Hoe gedetailleerd moet mijn urenregistratie zijn?
De Belastingdienst verwacht dat je per dag kunt aantonen wat je hebt gedaan. Noteer minimaal: datum, klant/project, omschrijving en aantal uren. Een boekhoudprogramma of spreadsheet volstaat.
Moet ik urenregistratie bewaren?
Ja, je moet je urenregistratie minimaal 7 jaar bewaren als onderdeel van je administratie. Bij een belastingcontrole kan de Belastingdienst erom vragen.
Kan ik uren afschrijven als ik ook in loondienst werk?
Ja, maar de grens wordt dan hoger. Als je meer dan 50% van je totale werktijd (loondienst + ZZP) in loondienst werkt, gelden strengere eisen voor de uren die meetellen voor de zelfstandigenaftrek.
Stuur je volgende factuur in 1 minuut
Gratis facturen maken op basis van je uren: geen account nodig.
Factuur maken