Factuur annuleren: zo maak je een creditnota
Een factuur mag je nooit zomaar verwijderen of aanpassen. Je corrigeert een verstuurde factuur altijd met een creditnota. Dit is de juiste manier: voor jouw administratie en voor de Belastingdienst.
Creditnota makenFacturen nooit verwijderen of overschrijven
Zodra een factuur verstuurd is, mag je die niet meer wijzigen of verwijderen, ook niet als er een fout in zit. De oplossing is altijd een creditnota. Bewaar alle facturen en creditnota's minimaal 7 jaar.
Stappenplan: factuur annuleren
Stap 1: Maak een creditnota aan
Een factuur annuleren doe je met een creditnota (ook wel: creditfactuur). Deze heeft een eigen factuurnummer, verwijst naar de originele factuur en heeft een negatief bedrag gelijk aan de originele factuur. De originele factuur blijft in je administratie staan.
Stap 2: Verwijs naar de originele factuur
Vermeld op de creditnota het factuurnummer van de originele factuur ("Creditnota bij factuur #2025-042") en de reden: fout in het bedrag, geannuleerde opdracht, geretourneerde goederen, etc. Dit is verplicht voor de Belastingdienst.
Stap 3: Verwerk in je BTW-aangifte
Als je al BTW hebt afgedragen over de originele factuur, kun je deze terugkrijgen via de BTW-aangifte van het kwartaal waarin de creditnota is opgemaakt. Voer de negatieve omzet in bij de relevante BTW-rubriek.
Stap 4: Stuur de creditnota naar de klant
Stuur de creditnota per e-mail naar de klant, net als een gewone factuur. Als de klant al heeft betaald, geef je aan of je het bedrag terugstort of verrekent met een nieuwe factuur.
Wat staat er op een creditnota?
- Duidelijke vermelding "CREDITNOTA" bovenaan
- Eigen uniek creditnotanummer (bijv. C2025-001)
- Verwijzing naar origineel factuurnummer
- Datum van de creditnota
- Naam en adres van jou en de klant
- Negatief bedrag (exclusief BTW)
- BTW-bedrag (negatief) of 0% bij BTW-vrijstelling
- Reden van de creditnota
Veelgestelde vragen
Kan ik een factuur gewoon verwijderen?
Nee. Facturen zijn deel van je boekhouding en mogen niet worden verwijderd of gewijzigd zodra ze verstuurd zijn. Je corrigeert altijd met een creditnota. De Belastingdienst kan je administratie controleren: ontbrekende of gewijzigde facturen zijn een rode vlag.
Wat is het verschil tussen een creditnota en een correctiefactuur?
Een creditnota annuleert een hele factuur (negatief bedrag = originele factuurbedrag). Een correctiefactuur corrigeert een deel van een factuur (alleen het verschil als negatief bedrag, plus eventueel het correcte bedrag). Beide moeten naar de originele factuur verwijzen.
Hoe nummeer ik een creditnota?
Gebruik hetzelfde nummersysteem als je normale facturen: bijv. C2025-001 of 2025-099. De creditnota moet een uniek, oplopend nummer hebben in je administratie. Zet "CREDITNOTA" duidelijk bovenaan het document.
Wat als de klant al heeft betaald?
Stuur de creditnota en geef aan dat je het bedrag terugstort, of dat het verrekend wordt met een toekomstige factuur. Leg de afspraak over terugbetaling vast per e-mail. Stuur daarna een nieuwe factuur als er toch nog werk is verricht.
Kan ik een creditnota ook gedeeltelijk uitstellen?
Ja. Als een factuur deels correct is en deels fout, maak je een correctiefactuur voor alleen het foutieve deel. Je annuleert niet de hele factuur, maar corrigeert het verschil. Beide documenten (origineel + correctie) bewaar je 7 jaar.
Maak een correcte factuur of creditnota
Factuur Direct: gratis, correct, zonder account.
Factuur of creditnota maken