Proforma factuur: voorlopige rekening zonder betalingsverplichting
Een proforma factuur is een voorlopige rekening. Hij ziet eruit als een factuur maar is geen geldig BTW-document en geeft de klant geen wettelijke betalingsplicht. Op deze pagina lees je wanneer je een proforma factuur gebruikt, hoe hij verschilt van een gewone factuur, en wat er wel en niet op moet staan.
Wat is een proforma factuur?
Een proforma factuur is een prijsopgave in factuurvorm. Hij wordt verstuurd vóór levering of vóór betaling om de klant inzicht te geven in wat hij gaat ontvangen en wat het kost. In tegenstelling tot een gewone factuur is een proforma factuur geen bewijs van een afgeronde transactie en kan hij niet gebruikt worden voor BTW-aftrek of in de boekhouding als omzet.
Wanneer gebruik je een proforma factuur?
Drie veelvoorkomende situaties. Eén: bij export buiten de EU, om de douane informatie te geven over de waarde van een zending zonder dat de transactie al fiscaal is afgehandeld. Twee: bij verzoek om aanbetaling, zodat de klant ziet wat hij gaat betalen en jij na ontvangst van de betaling een echte factuur stuurt. Drie: als prijsindicatie of als basis voor een interne goedkeuring binnen een organisatie. Vooral grote zakelijke opdrachtgevers vragen vaak om een proforma voorafgaand aan een PO.
Verschil met een gewone factuur
Een gewone factuur is een fiscaal document met een uniek factuurnummer in je oplopende factuurreeks; hij wordt geboekt als omzet en geeft de klant het recht op BTW-aftrek. Een proforma factuur draagt geen factuurnummer uit je officiële reeks, wordt niet als omzet geboekt en geeft geen BTW-aftrekrecht. Je stuurt na de proforma altijd een echte factuur zodra de levering of betaling rond is.
Wat zet je op een proforma factuur?
Vermeld bovenaan duidelijk "Proforma factuur" of "Pro forma invoice" zodat geen verwarring met een echte factuur ontstaat. Voeg de standaardgegevens toe: jouw bedrijf, de klant, datum, beschrijving van producten of diensten, bedragen, BTW-tarieven en het totaal. Het uniek "factuurnummer"-veld kun je leeg laten of een eigen referentie meegeven (zoals "PRO-2026-001"). Vermeld een geldigheidsduur als prijzen kunnen veranderen.
Na de proforma: stuur een echte factuur
Zodra de klant akkoord is, de levering is gedaan of de aanbetaling is ontvangen, stuur je een gewone factuur met een uniek factuurnummer uit je officiële reeks. Verwijs in de omschrijving naar de proforma als je dat netjes wilt afsluiten ("Conform proforma PRO-2026-001"). De echte factuur is wat in je administratie en BTW-aangifte komt.
Directe tools
Veelgestelde vragen
Mag een proforma factuur als bewijs van betaling dienen?
Nee. Een proforma factuur is geen fiscaal document. Voor BTW-aftrek, boekhouding of bewijs van een afgeronde transactie heb je een gewone factuur nodig met een uniek factuurnummer.
Moet ik BTW op een proforma factuur vermelden?
Het is geen wettelijke vereiste, maar het is gebruikelijk om het verwachte BTW-tarief en BTW-bedrag wel te tonen zodat de klant het totale verwachte bedrag ziet. De BTW telt pas mee op de uiteindelijke gewone factuur.
Mag ik mijn klant op basis van een proforma factuur laten betalen?
Dat kan in de praktijk, vooral bij aanbetalingen. Zorg dat je na ontvangst van de betaling alsnog een gewone factuur stuurt voor de fiscale registratie. Zonder gewone factuur boek je geen omzet in je administratie.
Heeft een proforma factuur een uniek factuurnummer nodig?
Niet uit je officiële factuurreeks. Veel ondernemers gebruiken een eigen prefix zoals "PRO-2026-001" om proforma's intern te kunnen traceren zonder de officiële nummering te verstoren.
Stuur eerst een offerte, daarna een factuur
Voor de meeste situaties waar mensen "proforma" zeggen werkt een nette offerte beter. Factuur Direct zet een offerte na akkoord automatisch om naar factuur.
Maak een offerte