Factuur maken als personal trainer
Personal training is fiscaal géén zorgdienst, je rekent altijd 21% BTW, ook bij hersteltrainingen of revalidatie (tenzij je BIG-geregistreerd fysiotherapeut bent). Lees hoe je losse sessies, 10-rittenkaarten, online programma's en bedrijfstrainingen correct factureert, en hoe je zaalhuur of locatiehuur op de factuur zet.
Factuur maken als Personal Trainer: 5 stappen
Voer je naam, adres, KVK-nummer en BTW-nummer in. Factuur Direct slaat dit op voor volgende facturen.
Selecteer een bestaande klant of voeg een nieuwe toe. Zakelijke klanten vul je inclusief BTW-nummer in.
Voeg een factuurregel toe met omschrijving, aantal uren of eenheden, tarief, en BTW-percentage.
Standaard 30 dagen, maar je kunt 14 of 60 dagen kiezen afhankelijk van de afspraak met je klant.
Download je factuur als professionele PDF of stuur hem direct vanuit Factuur Direct naar je klant.
Specifieke tips voor Personal Trainers
Veel personal trainers denken onder de zorgvrijstelling te vallen. Dat is niet zo, tenzij je BIG-geregistreerd fysio of oefentherapeut bent. Een sportschoolopleiding (CIOS, ALO, Fit!vak) geeft géén BTW-vrijstelling. Reken altijd 21%. Bij twijfel: vraag de Belastingdienst om een ruling vóór je je tarieven communiceert.
Een 10-rittenkaart factureer je in één keer aan het begin (€500 + 21% BTW = €605). Niet per sessie. De BTW-aangifte volgt de factuurdatum, niet wanneer de klant zijn rittenkaart "opmaakt". Voordeel: cashflow vooruit. Nadeel: bij annulering moet je een creditnota maken.
Huur je een sportschoolzaal voor een sessie? Twee opties: (1) zaalhuur als aparte regel doorbelasten, transparant maar de klant ziet je inkoopprijs. (2) Zaalhuur opnemen in je sessietarief, minder transparant maar professioneler. Buitentraining (park, strand)? Geen zaalkosten, maar wel reiskostencompensatie als de locatie ver is.
Bij bootcamps of personeelstrainingen factureer je aan de werkgever, niet aan de deelnemers. Vermeld in de omschrijving: bedrijfsnaam, datum/data, aantal deelnemers en duur. Bedrijven willen vaak een PO-nummer (inkoopordernummer) op de factuur, vraag dit altijd vóór je de training geeft, anders blijft de factuur weken liggen.
Veelgestelde vragen
Moet ik BTW rekenen op personal training?
Ja, 21% BTW op alle personal-trainingsdiensten. De vrijstelling van art. 11 Wet OB (zorg) geldt alleen voor BIG-geregistreerde beroepen, fysiotherapeut, oefentherapeut, ergotherapeut. Een CIOS- of ALO-diploma is geen vrijstellingsgrond. Heb je naast PT ook een BIG-vrijgestelde tak (bv. fysiotherapie)? Dan splits je per dienst: PT met 21%, fysiosessies vrijgesteld.
Hoe factureer ik een 10-rittenkaart of pakket?
Eén factuurregel: '10-rittenkaart personal training (60 min p.s.), geldig 6 maanden vanaf factuurdatum'. Bedrag inclusief BTW. De BTW draag je af in het kwartaal van de factuurdatum, ongeacht wanneer de klant de sessies inzet. Stelt de klant een sessie uit voorbij de geldigheidstermijn? Dan is dat geen reden voor een creditnota, de dienst is technisch geleverd.
Wat als een klant een sessie of pakket annuleert?
Bij annulering vóór levering: stuur een creditnota voor het ongebruikte deel en betaal het bedrag terug (de BTW gaat ook retour via je volgende aangifte). Bij annulering ná start van een pakket: bereken naar rato en credit alleen het resterende deel. Annuleringsvoorwaarden bij voorkeur vooraf vastleggen, bv. 24u-cancel-fee bij no-show, geen restitutie binnen 7 dagen vóór de sessie.
Hoe factureer ik online personal training?
Online training (Zoom, video-on-demand, app-coaching) is in Nederland 21% BTW. Voor binnenlandse klanten dus standaard. Voor klanten in andere EU-landen (B2C, geen BTW-id) reken je Nederlandse 21%, totdat je de OSS-drempel van €10.000 EU-omzet aan particulieren overschrijdt. B2B in EU: BTW verlegd. Buiten EU: 0%. Voor kleine online tarieven werkt OSS-aanmelding zelden in je voordeel.
Maak direct een factuur als Personal Trainer
Gratis, geen account nodig. In 2 minuten een professionele PDF klaar.
Start gratis