Factuur maken als Virtual Assistant
Als VA werk je vaak voor meerdere klanten tegelijk: van inboxbeheer tot social media tot CRM-onderhoud. Lees hoe je uurtarieven, retainers en projecttarieven duidelijk op één factuur zet, hoe je tijdregistratie als bewijs gebruikt, en hoe je internationale klanten correct factureert.
Factuur maken als Virtual Assistant: 5 stappen
Voer je naam, adres, KVK-nummer en BTW-nummer in. Factuur Direct slaat dit op voor volgende facturen.
Selecteer een bestaande klant of voeg een nieuwe toe. Zakelijke klanten vul je inclusief BTW-nummer in.
Voeg een factuurregel toe met omschrijving, aantal uren of eenheden, tarief, en BTW-percentage.
Standaard 30 dagen, maar je kunt 14 of 60 dagen kiezen afhankelijk van de afspraak met je klant.
Download je factuur als professionele PDF of stuur hem direct vanuit Factuur Direct naar je klant.
Specifieke tips voor Virtual Assistants
Verdeel je factuurregels per type werk: e-mailbeheer, contentplanning, klantondersteuning. Klanten met meerdere VA-budgetten kunnen zo intern doorbelasten. Eén regel met "VA-uren" lijkt minder professioneel en zorgt vaker voor vragen.
Werk je voor een vast maandbedrag (retainer)? Zet dit boven aan: "Maandelijkse retainer maart: 30 uur capaciteit". Eventuele overuren factureer je als aparte regel daaronder, met hetzelfde uurtarief.
Veel VA's hebben buitenlandse opdrachtgevers. B2B in EU: BTW verlegd + klant-BTW-id verplicht. B2B buiten EU: 0% BTW (uitvoer). Altijd in EUR factureren tenzij anders afgesproken. Wisselkoersrisico ligt dan bij jou.
Voeg per factuur een tijdsoverzicht toe (Toggl, Clockify, of een spreadsheet). Dat versnelt goedkeuring en is je belangrijkste bewijs als een klant uren betwist. Bewaar het minimaal 7 jaar, net als de factuur zelf.
Veelgestelde vragen
Welk BTW-tarief gebruik ik als virtual assistant?
Voor binnenlandse klanten geldt 21% BTW op alle VA-diensten. Voor B2B-klanten in andere EU-landen pas je BTW verlegd toe (klant-BTW-id verplicht op de factuur). Voor klanten buiten de EU geldt het 0%-tarief (uitvoer). Particulieren in andere EU-landen krijgen Nederlandse 21% BTW, tenzij je de OSS-drempel van €10.000 EU-omzet aan particulieren overschrijdt.
Hoe factuur ik een retainer met overuren?
Eén regel voor de retainer ("Maandelijkse VA-retainer: 30 uur"), één regel voor overuren ("Overuren mei: 6 uur à €45"). Vermeld in de omschrijving op welk uurtarief de retainer is gebaseerd, zodat de overuren-prijs logisch volgt. Maandelijks factureren is gebruikelijk; sommige VA's factureren retainer aan begin van de maand en overuren aan het eind.
Mag ik betaling vooraf vragen bij een nieuwe klant?
Ja. Een aanbetaling van 25–50% bij een nieuwe klant is gangbaar, vooral voor projectwerk. Stuur een aanbetalingsfactuur (voorschotfactuur) met BTW. De eindfactuur trek je het voorschot ervan af. Bij retainers vragen veel VA's de eerste maand vooruit te betalen: dat geldt als zekerheid.
Hoe ga ik om met klanten die hun eigen software willen gebruiken?
Werk je in de tools van je klant (Asana, Slack, Notion van de klant)? Dat is geen probleem voor de factuur. Maar leg in de offerte vast dat het IP en de toegang van de klant zijn. Werk je IN je eigen systeem en lever je outputs? Vermeld dan eigendomsrechten van templates, scripts of automations. Anders kan een klant later eisen dat je ze afstaat.
Maak direct een factuur als Virtual Assistant
Gratis, geen account nodig. In 2 minuten een professionele PDF klaar.
Start gratis