Factuurnummering: hoe doe je het correct?
Een uniek, oplopend factuurnummer is een wettelijke verplichting in Nederland. Toch maken veel ZZP'ers fouten met nummering, soms met vervelende gevolgen. Op deze pagina leggen we uit hoe je correct nummert en welke systemen het beste werken.
Wat is een factuurnummer?
Een factuurnummer is een unieke identificatiecode die je aan elke factuur geeft. Het stelt jou en je klant in staat facturen te traceren en te koppelen aan betalingen. De Belastingdienst vereist dat factuurnummers uniek zijn en in een logische volgorde staan.
Wettelijke eisen aan factuurnummering
De wet stelt dat elk factuurnummer: uniek moet zijn (geen twee facturen met hetzelfde nummer), in oplopende volgorde moet staan (geen willekeurige sprongen), en consistent moet zijn (één nummersysteem per onderneming). Er zijn geen regels voor het format zelf, jij kiest het systeem.
Populaire nummersystemen voor ZZP'ers
Systeem 1: Jaar + volgnummer, bijv. 2024-001, 2024-002. Voordeel: je ziet direct het jaar. Systeem 2: Prefix + jaar + nummer, bijv. FD-2024-001 (FD = jouw initialen). Systeem 3: Doorlopend, 001, 002, 003 over alle jaren. Systeem 4: Datum-gebaseerd, 20240415-01 (handig voor dagelijkse facturatie). Factuur Direct gebruikt automatisch Systeem 1.
Wat als je een factuurnummer overslaat?
Als je een nummer overslaat (bijv. van 2024-003 naar 2024-005), kan dit vragen oproepen bij een belastingcontrole. Bewaar altijd een aantekening van waarom een nummer ontbreekt, of gebruik een creditnota om een "vergeten" factuur te corrigeren zonder nummergaten.
Veelgestelde vragen
Mag ik elk jaar opnieuw beginnen met nummeren?
Ja, bijv. 2025-001 na 2024-xxx. Zolang elk nummer uniek is en de reeks per jaar oplopend is, voldoe je aan de wet.
Wat als ik een fout maak in een factuurnummer?
Stuur een creditnota met het foutieve factuurnummer en maak een nieuwe factuur met een correct, nieuw nummer. Verwijder nooit een factuur uit je administratie.
Hoe weet ik welk nummer ik al heb gebruikt?
Factuur Direct houdt je factuurnummers automatisch bij in je facturenlijst. Voor handmatige administratie: gebruik een spreadsheet of nummerbewakingssysteem.