Kennisbank

Verplichte elementen op een factuur: de wettelijke eisen

In Nederland zijn er strikte wettelijke eisen aan wat er op een factuur moet staan. Een factuur die niet aan deze eisen voldoet, kan door de Belastingdienst worden afgewezen, wat vervelende gevolgen kan hebben voor de BTW-aangifte. Hier is de complete checklist.

Verplichte gegevens op elke factuur

Elke factuur in Nederland moet minimaal bevatten: (1) Naam en adres van de leverancier (jij), (2) Naam en adres van de afnemer, (3) Factuurnummer (uniek, oplopend), (4) Factuurdatum, (5) Omschrijving van de geleverde dienst of product, (6) BTW-tarief per post en het BTW-bedrag, (7) Het totaalbedrag exclusief en inclusief BTW, (8) BTW-identificatienummer (OB-nummer), (9) KVK-nummer.

Aanvullende eisen bij specifieke situaties

Bij BTW verlegd: vermeld "BTW verlegd" op de factuur en het BTW-nummer van de afnemer. Bij intracommunautaire levering (aan EU-ondernemer): gebruik het 0% BTW-tarief en vermeld het BTW-nummer van de afnemer. Bij export buiten de EU: ook 0% en documenteer de uitvoer. Bij kassakwintantie (onder €100 incl. BTW): minder eisen van toepassing.

Factuurnummer: hoe nummereer je correct?

Het factuurnummer moet uniek zijn en in oplopende volgorde. Populaire systemen: 2024-001, 2024-002, etc. of FD-2024-001. Je mag er geen nummers tussen laten. Factuur Direct beheert de nummering automatisch.

Betalingstermijn vermelden

Hoewel niet wettelijk verplicht, is het sterk aanbevolen een betalingstermijn te vermelden. De standaard in Nederland is 30 dagen. Bij particulieren hanteert men vaak 14 dagen. Vermeld de termijn als "Betaaltermijn: 14 dagen" of als concrete vervaldatum.