Offerte versus factuur: wat is het verschil?
Offerte en factuur worden vaak door elkaar gehaald, maar het zijn twee fundamenteel verschillende documenten. Een offerte wordt vóór de opdracht verstuurd; een factuur erna. Hieronder leggen we het verschil uit en wanneer je welk document gebruikt.
Wat is een offerte?
Een offerte is een prijsopgave die je aan een potentiële klant stuurt vóór de start van een opdracht. De klant beslist of hij akkoord gaat. Na akkoord is de offerte een bindende overeenkomst. Een offerte bevat: beschrijving van de te leveren dienst of het product, prijs (excl. en incl. BTW), geldigheidsduur van de offerte, leveringstermijn, en betalingsvoorwaarden.
Wat is een factuur?
Een factuur is een betalingsverzoek dat je stuurt nadat je de dienst hebt geleverd of het product hebt afgeleverd. Een factuur is een officieel fiscaal document met wettelijke eisen (factuurnummer, BTW-nummer, etc.). Na versturen is de factuur definitief, fouten corrigeer je via een creditnota.
Wanneer stuur je wat?
Stuur een offerte: bij grotere opdrachten of als de klant erom vraagt, altijd vóór je begint met werken. Stuur een factuur: na levering van de dienst of het product, binnen 15 werkdagen na levering. Bij kleine klussen of vaste klanten is een offerte niet altijd nodig, een korte e-mailbevestiging is ook geldig.
Mag een offerte als factuur dienen?
Nee. Een offerte voldoet niet aan de wettelijke eisen voor een factuur (geen uniek factuurnummer, geen BTW-specificatie zoals vereist, etc.). Stuur altijd een aparte factuur na akkoord en levering, ook als de prijs exact gelijk is aan de offerte.
Veelgestelde vragen
Is een offerte bindend?
Ja, een offerte is bindend zodra de klant akkoord heeft gegeven. Jij bent dan verplicht te leveren voor de genoemde prijs. Wil je een vrijblijvende indicatie geven, vermeld dan uitdrukkelijk "vrijblijvende indicatie" of "dit is geen offerte".
Hoe lang is een offerte geldig?
Je bepaalt zelf de geldigheidsduur. Standaard is 30 dagen. Vermeld dit altijd in de offerte zelf.
Kan ik een offerte en factuur in één document combineren?
Nee. Een offerte is een voorstel vóóraf; een factuur is een definitieve rekening achteraf. Ze zijn juridisch en fiscaal fundamenteel anders.